Contas a pagar

O Contas a pagar do Falcon Finanças 3.0 reúne as despesas da empresa: contas fixas, compras parceladas, recorrências, faturas de cartão, pagamentos feitos e valores em aberto.

Acesse pelo menu Financeiro > Contas a pagar.

Como a tela é organizada

De cima para baixo:

1. Período: escolha o ano pelas setas e clique no mês. O número em cada mês mostra quantas contas ainda estão em aberto nele: em vermelho nos meses que já passaram (contas vencidas) e em cinza no mês atual e nos próximos. Use Ano para ver os 12 meses de uma vez.

2. Totais: Todos, A pagar (inclui vencidas e parciais), Pagos e Vencidas, com a quantidade de contas. Eles também são as abas da lista: clique em um total para ver só aquelas contas. O vermelho fica só para o que está vencido. Os cards de totais começam ocultos: use Mostrar totais, ao lado dos meses, para exibi-los (e Ocultar totais para escondê-los; a escolha fica salva no navegador). Com os cards ocultos, as abas Todos, A pagar, Pagos e Vencidas aparecem no topo da lista.

3. Busca: procura pela descrição, pelo fornecedor, pela categoria e pelo número do documento, sem precisar digitar acentos.

4. Lista: a coluna Situação mostra em que pé está cada conta: Pago em 02/10, Vence hoje, Vence em 3 dias (em amarelo até 3 dias) ou Vencida há 5 dias (em vermelho); na fatura do cartão aparece a data em que ela foi paga. No fim da descrição, um selo cinza indica as parcelas (1/2, 3/10) e as recorrências (R); passe o mouse para ver a parcela e a periodicidade, como Recorrente mensal ou Parcela 3 de 10 · mensal. A coluna Tipo fica oculta por padrão e pode ser ligada no botão de colunas. Role para baixo e a lista carrega o restante sozinha, mesmo com milhares de lançamentos.

5. Rodapé: a pagar, pago (em verde) e total, sempre à vista enquanto você rola a lista; juros, multa e desconto aparecem quando houver. Com os cards de totais ocultos, os valores do rodapé ficam maiores e o total vencido também aparece.

Na aba A pagar, ordenada por vencimento, a lista vem agrupada por prazo: Vencidas, Vencem hoje, Próximos 7 dias e Depois, cada grupo com a quantidade e o total. É o jeito mais rápido de ver o que pagar primeiro.

O Total do rodapé é a soma de A pagar e Pago, igual à versão clássica. As colunas A pagar, Pago e Pagamento continuam disponíveis no botão de colunas: a coluna Pago mostra os pagamentos feitos dentro do período e, quando a conta também tem pagamentos em outras datas, exibe o valor do período e o total pago.

Cadastrar uma despesa

1. Clique em Nova despesa (ou pressione a tecla N fora de qualquer campo).

2. Preencha Descrição, Categoria e Fornecedor. Se a categoria ou o fornecedor ainda não existir, use Adicionar no final da lista para cadastrar na hora.

3. Informe o Vencimento e o Valor a pagar.

4. Escolha a Conta prevista, quando a sua empresa usa esse recurso.

5. Em Repetição, mantenha Única para uma conta avulsa ou veja Despesa recorrente ou parcelada.

6. Se a despesa já foi paga, ligue Já está pago e informe data, conta e valor do pagamento.

7. Clique em Salvar despesa (ou pressione Ctrl + Enter).

Mais informações

Clique em Mais informações para preencher os campos opcionais:

• Nº documento e NF-e;

• Competência: a data em que a compra ou despesa aconteceu, usada nos relatórios por competência;

• Centro de custo: disponível quando o controle está ativo em Sistema;

• Deduzir no Imposto de Renda: inclui o lançamento no relatório de Imposto de Renda;

• Observações.

Anexos

Na aba Anexos, arraste boletos, notas e comprovantes para a área indicada. Os arquivos podem ser visualizados, baixados ou abertos em nova aba depois.

Despesa recorrente ou parcelada

Em Repetição, escolha:

• Recorrente: para contas que sempre vão existir, como aluguel, internet ou assinatura. Escolha o período (diário, semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual). O sistema gera os próximos lançamentos agora e cria os seguintes automaticamente.

• Parcelada: para compras com número definido de parcelas. Informe o período e a quantidade de parcelas (até 300) e clique em Gerar parcelas. As parcelas aparecem em uma lista, onde você pode ajustar vencimento e valor de cada uma antes de salvar.

Opções da parcelada:

• Dividir o valor entre as parcelas: divide o valor informado pela quantidade de parcelas. Sem essa opção, cada parcela recebe o valor informado.

• Vencimento apenas em dias úteis: move para o próximo dia útil as parcelas que cairiam no sábado ou no domingo.

Alterar parcelas e recorrências

Ao editar uma parcela, marque Aplicar esta alteração para todas as parcelas ainda não pagas a partir desta para repetir a mudança nas seguintes. Sem essa opção, as demais parcelas não são alteradas.

Registrar pagamento

Uma despesa:

1. No menu ⋯ da linha, clique em Realiza pagamento. A despesa abre na aba Pagamentos.

2. Em Registrar pagamento, informe a data, a conta, juros/multa, desconto e o valor pago.

3. Clique em Adicionar pagamento. O pagamento é gravado na hora e o valor passa a compor o saldo da conta escolhida.

Passo a passo completo em Como registrar pagamentos e recebimentos.

Para pagar só uma parte, informe o valor parcial: o restante continua em aberto e aparece em A pagar.

Várias despesas de uma vez:

1. Marque as despesas na lista. A barra do topo mostra quantas foram selecionadas e o valor a pagar.

2. Clique em Baixar pagamento.

3. Informe a conta. Ela vale para todos os documentos; se cada um saiu de uma conta ou data diferente, ligue Definir conta e data por documento e ajuste as linhas da lista (veja Como fazer a baixa de vários pagamentos).

4. Escolha Data única para todos ou Usar o vencimento de cada documento.

5. Clique em Realizar baixa. O saldo de cada documento é quitado.

Menu de cada linha

No botão ⋯ ao final da linha:

Ação	Para que serve
Realiza pagamento	abre os pagamentos da despesa
Editar	altera os dados da despesa (também clicando na linha)
Duplicar	abre uma nova despesa já preenchida com os dados desta
Editar fornecedor	abre o cadastro do fornecedor
Filtrar parcelas relacionadas	mostra todas as parcelas da mesma compra ou recorrência, em qualquer data
Emitir recibo	abre o recibo em uma nova aba; fica ativo só depois de algum pagamento
Excluir	remove a despesa

Faturas de cartão

As compras no cartão de crédito aparecem agrupadas em uma linha por fatura, com o ícone de cartão. Clique na linha ou em Ver fatura para ver as compras daquela fatura.

Para lançar uma compra no cartão sem sair desta tela, use a seta ao lado de Nova despesa e escolha Compra no cartão ou Crédito no cartão (estorno).

Excluir despesas

1. Use Excluir no menu da linha ou selecione várias e clique em Excluir (veja Como excluir despesas e receitas em massa).

2. Em parceladas e recorrentes, escolha o que excluir: apenas esta parcela, esta e as próximas ainda não pagas ou todas as parcelas ainda não pagas.

3. Confirme.

Uma despesa com pagamento não pode ser excluída direto: o sistema abre a aba Pagamentos para você remover os pagamentos antes.

Ao excluir as próximas parcelas de uma recorrente, a recorrência é encerrada e deixa de gerar lançamentos. Para voltar a lançá-la, será preciso incluir uma nova despesa recorrente.

Filtros

Clique em Filtros. O painel já abre com o período do mês em uso e o cursor na Descrição, pronto para digitar.

• Tipo: Pagos (pela data de pagamento), A pagar e Tudo (pela data de vencimento) ou Competência (pela data de competência). Tudo traz todas as contas do período, pagas ou não.

• De e Até: o período. Troque as datas para procurar em outro intervalo.

• Descrição, Fornecedores e Categorias (incluindo as subcategorias).

Em Mais filtros ficam os demais: centro de custo, conta de pagamento, tipo de lançamento (única, recorrente, parcelada ou fatura de cartão), faixa de valor (Valor de e Valor até), nº documento, NF-e, Somente dedutíveis no IR e Somente com anexos.

Clique em Aplicar filtros. Os filtros aplicados aparecem como etiquetas acima da lista; clique no X de uma etiqueta para removê-la ou use Limpar no painel para começar de novo.

Colunas, relatório e exportação

• Colunas: no botão de colunas, mostre ou oculte colunas como competência, NF-e, a pagar, pago, juros e centro de custo, e arraste para mudar a ordem. Ali também fica a Densidade da lista (automática, confortável ou compacta). Quem já tinha escolhido as colunas continua com a escolha.

• Relatório: gera o relatório em PDF do filtro atual em uma nova aba. A seta ao lado abre Exportar planilha (CSV), que baixa todas as contas do filtro (não apenas as já carregadas na tela), e Colunas do relatório.

Dúvidas comuns

Aparece "Somente consulta. Para alterar, use o sistema atual." Este módulo do 3.0 está temporariamente somente para consulta (por exemplo, durante uma manutenção). Faça a inclusão ou a alteração na versão clássica; ela aparece aqui em seguida.

O relatório ou o recibo não abriu. O navegador bloqueou a nova aba. Libere os pop-ups para o endereço do Falcon e clique de novo.

Por que o Emitir recibo está desativado? Porque a despesa ainda não tem pagamento. Registre o pagamento e o recibo fica disponível.

Lancei na versão clássica. Aparece aqui? Sim. Os dois sistemas usam os mesmos dados. Clique em Atualizar se a tela já estava aberta.